13 recomendaciones para organizar tu tiempo

Una de las condiciones fundamentales para que las distintas dimensiones de tu vida se desarrollen y mejoren para que puedas liberar todo tu potencial es mantener un enfoque bien definido y constante. Si has decidido enfrentar tus limitaciones, ser honesto contigo mismo y trabajar para mejorar aquellas cosas que no te satisfacen, con las que no estás satisfecho; es necesario que organices un nuevo estilo de vida. 

Este nuevo estilo de vida será necesario para evitar que retrocedas, para evitar que pierdas los progresos que vas haciendo. Con tu nuevo estilo de vida, no repetirás los errores del pasado y te asegurarás una vida más madura y atractiva a tus propios ojos y a los de los demás. Si tu estilo de vida es organizado, eso se reflejará en todos los actos de tu vida diaria y sin duda alguna te mantendrá más concentrado en las cosas que quieres lograr. No desperdiciarás energía ni recursos.

El camino hacia una mejor versión de nosotros mismos se construye desde adentro hacia afuera, a diario, paso por paso. Para que tomes el control de tu vida, necesitas aportar un esfuerzo inteligente sobre las cosas pequeñas de tu vida, tus rutinas, tu forma de pensar. En esta oportunidad he elaborado una lista de recomendaciones que personalmente me han permitido mantener las principales dimensiones de mi vida organizadas. 

Por supuesto, esta lista no es definitiva y no es perfecta. Algunas recomendaciones te pueden servir, pero otras no se ajustarán a la manera en cómo te gusta -o te conviene- manejar ciertas cosas. Al fin y al cabo, se trata de adaptarnos y ajustar constantemente la forma en la que hacemos las cosas, haciendo que cada vez sean más efectivas. A todos nos pasa que siempre tenemos la sensación de que no tenemos tiempo para hacer todo lo que queremos hacer, ni siquiera nos alcanza el tiempo para aquellas cosas que debemos hacer. Bueno, pues un poco de orden en nuestra rutina. Estos son los consejos que me han servido a mí:

1. Acostúmbrate a usar notas. Así evitarás la sorpresa de recordar que tenías que hacer algo y no lo hiciste. Personalmente, he usado libretas, cuadernos, notas adhesivas e incluso programas de computadora para llevar mis notas. No importa el método que elijas, solo asegúrate que lo consultarás a diario, al menos dos o tres veces al día. Si no te puedes despegar de tu computador, tu Smartphone o tu Tablet existen numerosas aplicaciones que puedes usar. Si es posible, lleva tus notas a todas partes.

2. No confíes en tu memoria. Si no te has convencido de usar notas, o te parece incómodo usarlas, piensa un poco mejor en los beneficios. Cuando llevas notas, no tienes que ponerte a pensar por dónde comenzarás tu día, qué harás cuando termines esto o aquello o qué es eso que tenías que hacer con tanta urgencia que no te acuerdas. Usa un calendario de pared o una agenda para tener presentes las fechas límite. Si usas notas, las preocupaciones se quedarán en tu cuaderno de notas, no en tu cabeza, eso hará que te estreses menos y tengas más energía. 

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3. Divide tus tareas. No todas las cosas que tienes que hacer requieren el mismo nivel de esfuerzo, de tiempo o de compromiso. Yo uso muchas categorías, pero te recomiendo separar las tareas urgentes, las necesarias y las que pueden esperar. No te abrumes anotando todas y cada una de las cosas que quieres hacer cada día. Anota las cinco tareas más importantes para el día siguiente y así evitarás comenzar el día preguntándote por dónde empezar. Haz primero lo más urgente y luego sigue con tus obligaciones diarias.

4. Distingue entre lo que estás haciendo, lo que vas a hacer y lo que harás. Si la clasificación anterior (lo urgente, lo necesario y el resto) no te funciona, prueba con esta.

"Lo que estás haciendo (lo que haces a diario)” son aquellas cosas que haces muy seguido, casi a diario (que no puedes aplazar); y las cosas urgentes que no pueden esperar. Por ejemplo, ir al gimnasio, revisar tu correo electrónico, hacer los deberes de la universidad o los informes de tu trabajo, etc. En esta categoría también debes incluir aquello que quieres mejorar en tu vida (por ejemplo, leer sobre un tema de tu interés o aprender a hablar en público). Recuerda que el cambio es un proceso lento que se construye a diario.

“Lo que vas a hacer (lo que puedes dejar para después)” con las cosas que son importantes pero que no haces a diario o que no son urgentes. Son tus cosas pendientes, lo que debes hacer apenas tengas tiempo. 

“Lo que harás (lo opcional) ” son todas las cosas que quieres hacer pero que no son prioritarias. Te recomiendo que incluyas tu entretenimiento (videojuegos, chat, películas, salidas con tus amigos, etc) únicamente en esta categoría. Igualmente, aquí van las cosas que son innecesarias y que tal vez te quiten tiempo, son las cosas que pueden esperar más y que esperas hacer cuando tengas tiempo libre.

Así, primero te enfocas en las cosas que no puedes dejar de hacer a diario, luego en las cosas que tienes pendientes y luego en las cosas restantes.

5. No puedes hacerlo todo a un tiempo, así que enfócate en una cosa a la vez. No trates de hacer múltiples cosas al tiempo, eso te desgastará muy rápido y tardarás más tiempo en terminar de hacer todo. Si es una tarea parcial, termina el proceso y pasa luego a una tarea distinta. Distintos estudios en psicología han demostrado que realmente no podemos hacer distintas tareas al mismo tiempo, lo que hacemos es cambiar nuestro foco de atención tan rápido que parece que hacemos dos cosas al mismo tiempo, pero eso es imposible. Si no me crees y piensas que eres una persona “multitarea”, es decir, que puedes hacer varias cosas a la vez, te reto a que intentes escuchar a dos personas a un mismo tiempo, te aseguro que no podrás entender a ambas. 

6. Evita distraerte. Trata de evitar distracciones como la música, la televisión, la radio o el computador. En la medida de lo posible, procura estar solo, luego tendrás tiempo para socializar y divertirte un poco. Dedica toda tu atención a lo que estés haciendo, te sorprenderá lo rápido que terminarás. 

7. Actualiza tus notas tanto como sea necesario, pero te recomiendo que lo hagas al menos una vez al día, antes de dormir; así dejas tus pendientes en el escritorio y no en tu sueño. Eso te permitirá descansar mejor. Personalmente, esto me ayuda mucho porque no me acuesto a pensar en todo lo que tendré que hacer apenas me despierte, ¡ya todo está escrito!

8. Maneja los tiempos. Intenta poner fechas a todo lo que debes hacer, cuándo debes hacerlo y/o cuando podrás hacerlo. Por ejemplo, si debes hacer una llamada, escribe el momento ideal para hacerla. Después del almuerzo, al final del día o en tu camino al trabajo o a la casa. Con el tiempo aprenderás a optimizar tu ritmo y comenzarás a distinguir en qué momentos del día te conviene hacer ciertas cosas y no otras. En un futura oportunidad me concentraré más en este punto.

9. Limita el tiempo que dedicas a cada actividad. A veces es necesario poner un límite a las cosas que hacemos, incluso las más urgentes o las más entretenidas. Si vas a ver una película, que sea una. Si vas a divertirte un rato con tus videojuegos o viendo televisión o vídeos en YouTube, que sea durante un tiempo fijo, no muy extenso. De la misma manera, si estás estudiando, leyendo o haciendo algo que requiere mucho esfuerzo mental o físico, intenta no pasarte de las dos horas. Descansa un poco y retoma. Algunos estudios en psicología han descubierto que las personas aprenden mejor y avanzan más rápido si dedican aproximadamente 90 minutos a una actividad que requiere mucho esfuerzo. Si se pasan de ese tiempo, su rendimiento comienza a bajar. 

Trata de ser justo contigo mismo pero no te relajes tanto.

10. Deja tiempo para cualquier eventualidad. No diseñes un ritmo de trabajo muy apretado. Contempla los retrasos y los imprevistos. Puedes tardar un poco más de lo planeado haciendo algunas cosas, tu transporte puede demorarse por un mal tráfico, te puede interrumpir una llamada o quizás debas dejar lo que estás haciendo porque salió algo que no puedes aplazar. Contempla también las horas de sueño y las horas de las actividades necesarias, como comer, desplazarte, asearte, etc. En un cálculo aproximado, dormirás 8 horas, gastarás 4 horas haciendo lo necesario y el resto lo tendrás para estudiar, trabajar o para usarlo como tiempo libre. Si tienes que cumplir horarios de oficina o de clase, contempla también este tiempo. Te quedará mucho menos tiempo para hacer lo que quieres, así que no lo malgastes. Tampoco intentes sacrificar el sueño. Cuando no duermes bien, una actividad que puedes terminar en media hora te tomará el doble porque no estás en tus condiciones óptimas.

11. Agrupa tus actividades. Optimiza tus esfuerzos. Si vas a usar algo, como el computador, asegúrate que cuando lo termines de usar has hecho todo lo que debes hacer con eso. Si vas a salir de tu casa, que no tengas que volver a hacerlo porque olvidaste algo.

12. Cada cosa en su lugar. Organiza las cosas de tu habitación o de tu lugar de trabajo. Por una razón simple: sabrás dónde encontrarlas cuando las necesites y no perderás tiempo buscando las llaves, un cd, un libro o el control del televisor. Dedica algo de tiempo a organizar tu lugar de trabajo, de estudio o de descanso. Será más cómodo para ti. Igualmente, despeja tu escritorio después de terminar tu trabajo. Si debes hacer muchas cosas y tienes un montón de papeles, botellas de agua, revistas, tazas de café, revistas, notas, monedas, audífonos, etc; serás menos eficiente y te sentirás más confundido con todas las cosas que tienes que hacer.

Recuerda que está prohibido rendirse. ¡Respira hondo y sigue!

13. Experimenta y sé flexible. Si notas que tu método no está funcionando, cambia de enfoque. Intenta nuevas formas de hacer las cosas. Tal vez sea el horario, la intensidad o la forma en la que haces algo. Cambia pequeñas cosas y observa si mejoras o empeoras. En la sección de comentarios puedes hablar de los métodos que usas y si te han funcionado o no, y por qué.

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Cómo organizar tu tiempo

Hacen falta algunos consejos más. Pero, por el momento, puedes empezar con estas recomendaciones y revisar cuáles pueden servirte. Si te interesa compartir algunas recomendaciones propias, tus comentarios son bienvenidos. O si quieres que explique un poco mejor algunas de las recomendaciones, o que te dé más ejemplos, estaré atento a tus aportes.